Cómo hacer una lista de tareas. Si estás buscando organizarte, esto te interesa.
¿Como te va con tu lista de tareas? ¿Es eficiente? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te ayuda a priorizar las cosas? ¿O es una larga lista de cosas pendientes por hacer, y que te sientes mal por no haber completado ninguna?
Una lista de tareas pendientes debería ayudarte a mantenerte enfocado y no abrumado.
Las mejores listas de tareas pendientes te ayudan a enfocarte en lo más importante en tu vida, a seguir tras tus objetivos diarios y metas a largo plazo (más adelante te explico un poco más la diferencia entre metas y objetivos).
Ajusta según sea necesario en tu caso estos sencillos trucos para hacer la lista de tareas. Y no te preocupes si al principio sientes que fracasas. La idea es que practiques y practiques hasta lograr el éxito.
Yo aún hago ligeras modificaciones hasta encontrar la mejor fórmula. Siempre puedes volver a esta lista y reanudar el camino.
1. Haz que sea atractivo hacer una lista de tareas
El primer paso de cómo hacer una lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. Algunos prefieren utilizar una app para sus pendientes. Sin embargo, a veces es difícil hacer un seguimiento. Además tachar una tarea en una hoja de papel libera dopamina, algo que no sucede si lo haces digital. Créeme, querrás tachar todas tus tareas de la lista. Eso te mantendrá motivado. Aún cuando te sientas desmotivado.
Descarga un planificador imprimible que te guste, puedes pegarla en tu bullet journal o en un cuaderno. Si el planificador te gusta y cubre tus necesidades, sentirás ganas de escribir y tachar una tarea completada.
2. Haz más de una lista de tareas
¿Por qué no deberías tener una sola lista de tareas pendientes? Si mezclas todas las tareas en una única lista, podrías confundirte y perder la concentración. Lo mejor es tener listas para las diferentes categorías de la vida. Si estás estudiando no querrás ver que hoy necesitas limpiar el baño. O si estás en el trabajo no querrás distraerte con comprar los ingredientes para la cena. Ni en casa agobiarte con los pendientes del trabajo. ¿Ves el punto?
Aquí un ejemplo de lista tareas principales:
- Tareas escolares
- Tareas personales
- Tareas laborales
- Tareas del hogar
- Lista de compras
- Algún día (cosas que te gustaría hacer algún día)
- Fin de semana (cosas que quieres hacer el siguiente fin)
- Tareas para los niños
- Ideas para el blog
Esas son solo algunas ideas. Usa las que necesites. Cámbiales el nombre o lo que sea que necesites. Piensa en lo que mejor te funcione.
3. No dejes escapar ninguna tarea. Anótala.
Si estás pensando en una nueva tarea, no podrás concentrarte en lo que estás haciendo. Por eso, tan pronto se te ocurra una nueva tarea o idea, escríbela. Así tu cerebro no tendrá que preocuparse por recordarla. Si no tienes tu lista de tareas oficial a mano, apúntala en algún lugar y luego la copias en tu lista, en un momento conveniente.
4. Quédate con 3 o 5 tareas diarias
¿Cuántas tareas puedes hacer al día? Eso depende de la complejidad de la tarea, por supuesto.
Los expertos en productividad recomiendan hacer de 3 a 5 tareas al día. Puede que sientas que es muy poco. Pero después verás que es suficiente.
¿Qué pasa si escribes muchas tareas al día? Generalmente no lograrás hacerlo todo y tendrás que aplazarlos para otro día. Eso implica reorganizar tu lista y priorizar de nuevo. Eso significa más trabajo. Más estrés.
Si tienes una lista de tareas reducida, es más probable que la completes. Te sentirás mucho mejor. Esa satisfacción te premiará. Seguirás motivado para alcanzar tus objetivos y metas.
Las 3 o 5 tareas deben ser tus prioridades del día, cosas importantes que debes hacer. Y no sólo cosas rutinarias del día. Al escribir la prioridad es mejor enfocarse en la intención del día. En lugar de la tarea en sí. Después de un tiempo, verás cuántas tareas prioritarias eres capaz de hacer.
5. No escribas metas en tu lista de tareas
En este punto te explico la diferencia entre metas y objetivos.
Las metas son los resultados deseados (el final de la línea de llegada). Por ejemplo, una meta sería «hablar inglés fluido» o «bajar de peso». No es buena idea anotar eso en una lista de tareas.
Tampoco es buena idea escribir los objetivos.
Los objetivos son los marcadores, a lo largo del camino, para conseguir una meta. A menudo se confunden con las tareas por que suelen ser más específicos. Por ejemplo, un objetivo sería «tener una conversación en inglés sobre x tema por 3 minutos» o «perder x kilos al mes».
Las tareas en cambio, son actividades que nos encaminan hacia el objetivo. Divide un objetivo y tendrás teras. Por ejemplo, una tarea puede ser «aprender 3 nuevos verbos en inglés» o «hacer ejercicio por 30 minutos».
Lo que escribes en una lista de tareas diarias, no son objetivos ni metas, sólo tareas para ese día.
6. No mezcles objetivos y tareas en una lista
Ya hemos hablado de que no debes escribir tus objetivos en tu lista de tareas diarias. Claro, no debes olvidar tus objetivos.
Por eso, lo mejor es escribir tus metas y objetivos en otro lado. No es necesario que los mires a diario. Escribe tu lista de metas y objetivos por separado.
Aunque es bueno que revises regularmente tus objetivos, no permitas que te distraigan de lo que debes hacer hoy.
7. Revisa tu lista de tareas diarias regularmente
Una buena lista de tareas pendientes te mantendrá en el camino correcto durante el día. Por eso, revisa con frecuencia. En tu rutina matutina, debes crear el hábito de mirar tu lista del día. Revísala al medio día para saber cómo va tu día. Y a final, para reprogramar las tareas que no pudiste completar. Si sólo puedes hacerlo por la mañana y por la noche, está bien.
Descarga este planificador diario con lista de tareas diaria
Acostúmbrate a revisar lo que planeas hacer la próxima semana para que planifiques mejor tu tiempo y hagas cambios, si es necesario.
Si te sientes cansado o sin rumbo durante el día, busca una tarea que no exija tanta concentración.
Cuanto más mires tu lista, más seguro te sentirás. Menos cosas tendrás que recordar. Tu cerebro tendrá menos carga.
8. Marca o tacha las tareas completadas.
Hay una sensación de satisfacción después de marcar o tachar como completada una tarea pendiente. Tener una lista de tareas realista te ayudará a alcanzar tus objetivos y finalmente tus metas. Hacer una lista de tareas es una de las mejores formas de ser más organizado. También es una forma de simplificar tu vida. Ser más productivo. Y estar menos estresado.